Keskeinen yhteisöllisyyden, ilmapiirin ja yhteistyön perusta on vallitseva vuorovaikutuskulttuuri !

Tähän sanahirviöön sisältyy kaikki vaikuttaminen ja kommunikointi ihmisten ja ryhmien välillä.
Kaikkeen tärkeään kokoustamiseen, päätösten tekoon, keskusteluun, suunnitteluun, ideointiin, kehittämiskeskusteluihin ja erimielisyyksien ratkaisuun pitäisi opetella asiakeskeinen, kuunteleva, toisen mielipidettä kunnioittava, kompromisseja hakeva ja tehokas työtapa. Vuosikymmeniä asioista ”jankkaamiseen” tai ”esiintymään” tottuneilta tämä kehitys vaatii eniten.

Hyvä yhteishenki on tehokas hyvän mielen, työmotivaation, turvallisuuden ja tuottavuuden tekijä. Sillä parhaimmillaan saadaan myös lisää väkeä kuntaan ja jopa käännettyä muuttotappio muuttovoitoksi.
Organisaatio (jäljempänä vain O = organisaatio) voi saada johtajiensa esimerkillä ja kouluttamalla henkilökuntansa lämminhenkiseksi, joustavaksi, tehokkaaksi ja aikailemattomaksi yleisön palvelijaksi, jonka henkilökunnalla on tämänkin takia kivaa myös keskenään. Selkeä, kohtelias ja huomioon ottava vuorovaikutus muuttaa ilmapiiriä paremmaksi. Siinä sitten jokainen uskaltaa olla enemmän oma itsensä, itsensä ilmaisu paranee, rentous kasvaa ja viihtyminen sekä itsetunto kohenevat.

Vuorovaikutuksen kehittäminen sisältää myös lähentävät ja toimivat kokousasetelmat kaarimuotoista istumajärjestystä myöten sekä erittäin hyvä sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen (kotisivu, SOME:n monet kanavat, sähköposti ym.) kaikista mahdollisista tapahtumista. Yleisö- tai osanottajapula johonkin tapahtumaan tai kokoontumiseen huonon tiedottamisen takia, on aivan turha ja turhauttava perusvirhe.

 

Kunnioittava ja kannustava vuorovaikutus saa aikaan sen, että uusille ideoille on tilaa tulla kuulluksi ilman että joku ”viisas” tai ”kokenut” lyttää idean saman tien. Näin erilaisten kehittämisajatusten tulvasta jalostuu toimivia ja tehokkaita ratkaisuja kunhan niille vain annetaan tukea ja aikaa kypsyä sekä imeä lisäymmärrystä vielä toisten täydennyksistä.

Ihmisten mielipiteille on oltava palautekanava. Sitä varten kunta – O:ssa kokoukset olisi oltava netissä ja kokouskuvan vierellä ruutu johon kokousta katselevat voivat etänä kirjoittaa omat asialliset ehdotuksensa ja kommenttinsa mutta vain omalla nimellään.

Vuorovaikutuksen kehittämiseen on kunnassa oltava ihan oma ja sitkeästi toteutettava ohjelmansa, jolla pikkuhiljaa kehitetään vuorovaikutusta yhä avoimempaan, kannustavampaan, kohteliaampaan, huomioon ottavampaan, asiallisempaan ja tehokkaampaan suuntaan.

Me kaikki yhdessä opimme toinen toistamme kannustaen ja esimerkkiä antaen enemmän sellaista asennetta, että asiat voivat olla eri mieltä mutta ihmiset ovat koko ajan kavereita keskenään. Ne, jotka osaavat parhaiten tämän neutraalin suhtautumisen taidon, tulisi olla keskeisillä päättäjien paikoilla.

Saamme lisää vapaaehtoisia koulutettuja ehtimisen kanssa painivia työikäisiä kehittämällä yhteisten asioiden hoidossa aikaa säästävää etäkokousmallia, jossa on vakiintunut ja laadukkaat etäkokoustamislaitteet kameroineen, – ohjelmat ja hyväksytty tiivis rutiini ajanhukan eliminoimiseksi.
Kunnan sisäisen toiminnan tehostamiseksi päätöksenteko tulee olla hyvin hajautettu ja ohjeistettu, että jokainen tietää vastuunsa ja myös käyttää sitä, lähimpiä työkavereita hankalissa asioissa kuultuaan.
Vain harvassa O:ssa on päätetty tietoisesta yhteisöllisyyden kehittämisestä. Perinteet, suomalaiset tavat ja vallitseva tapakulttuuri tukee heikosti tietoista ja harkittua yhteisöllisyyden kehittämistä, vaikka sillä saadaankin suuret hyödyt. Myös tietoisuus yhteisöllisyydessä vaikuttavista tekijöistä on melko heikkoa.
Yhteisöllisyyden kasvattaminen on sikäli kiitollista, että sillä ei ole juuri vastustajia ja siitä hyötyvät kaikki. Kaikkein konservatiivisemmat tai vallanpitäjät voivat kokea uuden kulttuurin itselleen hankalaksi, mutta yleensä vain alussa.
Yhteisöllisyyttä on melko helppo kehittää, jos johto ja avainhenkilöt ottavat sen oikeasti asiakseen, siihen nimetään laajoilla valtuuksilla oleva projektinjohtaja, jolla on myös resursseja. Yhteisöllisyyden kehittämiseksi pitää omaksu yhteisöllinen ajattelu ja tehdä joukko samaan suuntaan vaikuttavia toimia, joista seuraavassa sekalainen lajitelma:

1. UUDET ILOISET VUOROVAIKUTUSTAVAT JA KÄYTÄNNÖT LAITETAAN ESILLE O:n SIVUILLE.

Projektilla tulee olla selvä alku ja tavoite, jotka laitetaan esille ja sen taakse haastetaan mahdollisimman monta. Arvoja ovat avoimuus (vaikeidenkin asioiden sanoittaminen mutta rakentavasti), kohteliaisuus, lämminhenkisyys, välittömyys, maltillisuus, tasa-arvo, kannustavuus, turvallisuus, keskinäinen yhteisvastuu ja välittäminen. Myös hyvin ja hyvässä hengessä toimiva kunnan-, lähi- ja kylädemokratia on tärkeää.

2. NOLLA TOLERANSSI NEGATIIVISEEN NIMITTELYYN JA ERIARVOISTAMISEEN

Kaikenlaiseen piikittelemiseen ja vähättelyyn, eriarvostamiseen, salailuun ja kaksimielisyyteen julkisissa kokouksissa ja keskusteluissa tulee olla nolla – toleranssi, jonka vartijana on skarppi, aktiivinen ja neutraali puheenjohtaja.

3. KOKOUS- JA TAPAHTUMAJÄRJESTELYT ORGANISOIDAAN VUOROVAIKUTTEISIKSI

Aina kun kokoonnutaan sekä istumajärjestelyt, puhetapa, epämuodollisuus, huumorin viljely, asiallisuus ja reipasotteisuus tulisi suunnitella ja saada toimimaan. Tämä edellyttää, että puheenjohtajat erityisesti ovat tässä hyvin sisällä ja ovat koulutettuina esimerkkinä muille. Heidän tulee ystävällisesti heti lopettaa epäasialliset, liian pitkät tai muuten asiattomat puheenvuorot. Toki puhujan persoonallisuus saa tulla esiin. Kokouksissa esim. 1-2 min maksimipuheaika jo panisi tiivistämään sanomisia.

4. TERVEHTIMINEN JA PUHETAPA

Omaksutaan tapa, että tervehditään. Näin jopa kadulla mutta erityisesti organisaatioissa ja tapahtumissa. Joskus myös töistä lähtiessä, jos siihen on hyvä tilaisuus. Työkavereita on hyvä myös tervehtiä kättelemällä ja jopa halaamalla, jos se on luontevaa ja molemmille miellyttävää. Ohjelmassa sisäistetään, että kaikki puhuttelevat toisiaan tasavertaisina ja ainakin asiallisesti, mahdollisuuksien mukaan kohteliaasti ja kannustavasti. Jos joku tulee kokoukseen myöhässä (ja on siitä yleensä nolona), PJ ja muutkin voivat keskeyttää pariksi sekunniksi, sano tulijalle hei ja toivottaa tervetulleeksi. Näin voi tulijan nolostumista vähennetään ja tilannetta pehmennetään.

5. SELKEÄ O:n VIESTINTÄSÄÄNTÖ JA HYVÄ TIEDOTTAMINEN

Tämä selkeyttää tiedon jakamista, perillemenoa ja viestien asennetta käsittäen puhelimeen itse tai viestillä vastaamisen, sähköposti-, whatsup- ja työhön liittyvät SOME- käytännöt.
Yritykselle laaditaan mahdollisimman tiedotussääntö, jossa pyritään mahdollisimman suureen avoimuuteen ja huolehditaan, että tieto todella kulkee jo mahdollisimman monista valmisteltavista ja päätökseen tulevista asioista. Tietysti tuotesuoja ja yritysturvallisuus asettaa tässä joitakin pakollisia rajoja. Avoimuuden esteitä kartoitetaan ja poistetaan jatkuvana prosessina.

6. KAIKKIEN MIELIPITEET KUULLAAN JA OTETAAN HUOMIOON.

Hyvä mieli lisääntyy siitä, että kokee olevansa vapaa ilmaisemaan mielipiteensä ja kehittämisajatuksensa. Tämän vastapainoksi tarvitaan kipeistä tai henkilökohtaisista asioista hienotunteisuutta ja kohteliaisuutta. SOME- maailman räksyttävää, negatiivista ja kärjistävää kielenkäyttöä ei tietenkään hyväksytä.

7. HUOMIOIDAAN TYÖKAVEREIDEN, YSTÄVIEN YM. MERKKIPÄIVIÄ.

Näitä voivat olla syntymäpäivät, lapsen syntymä, naimisiinmeno, eläkkeelle lähtö, pyöreät palvelusvuodet jne. Pienimuotoinen kahvihetki jopa pienellä firman maksamalla herkkupalalla ja lämpimillä saatesanoilla juhlistaa tilaisuuden toiselle tasolle.

8. O:n JOHTO SYÖ TAI KÄYTTÄÄ KAHVIHETKET HENKILÖKUNNAN KANSSA.

Ruokahetket ovat oiva keino tasa-arvoistaa ja lähentää henkilöstöä. Johdon tulee myös syödä tasapuolisesti eri ryhmissä ja pöydissä, että ei muodostu suosikkiryhmiä. Yrityksessä tulisi olla tiukka, jopa ruokailutilan seinälle laitettu sääntö, että ruokatunnilla ei saa jutella ollenkaan työasioista, koska ne muistuttavat velvollisuuksista, tuottavat stressiä, heikentävät ruokatunnin viihtyvyyttä ja ruuan rauhallista sulamista.

9. LÄHENTÄVÄ TILANKÄYTTÖ JA KUNNIOITTAVA KÄYTÖS YHTEISTILAISUUKSISSA

Tilaisuuksissa, joissa on paljon väkeä paikalla, istuminen on järjestetty niin, että puhujasta on mahdollisimman lyhyt ja melko sama matka kuulijoihin ja kuulijat näkevät hyvin toisensa (istutaan kaaressa, puhuja kaaren keskellä),

Käytäntö tulee olla, että mitään puhujaa häiritsevää melua tai rupattelua ei hyväksytä.

Kännykät ovat muissa huoneissa tai lentotilassa ja taskussa, ei missään tapauksessa pöydällä tai käsissä silmien edessä.
Sovittu sääntö on myös, että puhutaan sävyisästi, lyhyesti, toisille vastaten, asiasta ja pidättäydytään toisten henkilön kritisoimisesta ja piikittelystä. Eri käsityksen asiasta voi tietenkin perustellusti ja pontevastikin esittää.
Palaverit kestävät korkeintaan tunnin, jonka ajan enintään yleensä jaksaa keskittyä ja kuunnella.

10. TAVOITETTAVUUS

Organisaatiossa meidän on oltava tavoitettavissa. Mitä enemmän alaisia tai johdettavia, sen varmemmin. Puheluihin, viesteihin ja sähköposteihin vain on vastattava ilman viiveitä, jotta paha mieli ei alaisissa, yleisössä, asiakkaissa ym. tavoittelijoissa ja heille tärkeissä asioissa lisääntyisi. On hyvä taito sitten osata kohteliaasti hoitaa yhteydenotot sujuvasti esim. vastaamalla lyhyesti, ehdottomalla parempaa aikaa, saada tarkempi selitys asialle sähköpostina, hypätä small-talkin yli, delegoida asia toiselle tai alaiselle jne. Puhelimessa on oltava omalla äänellä vastausviesti ja tiedote tavoittamattomuudesta ja sen pituus, jos se on välttämätöntä.

11. ASIOIDEN OTTAMINEN KÄSITTELYYN

Asia pitää käsitellä viipymättä ja pikkuasiat mielellään saman tien. Jos jotkin asiat herättävät suuria tunteita, on sitä tärkeämpää saada ne käsittelyyn ja päätökseen mahdollisimman nopeasti. Aina tulee tunteita nostavista asioista etsiä kaikki voittaa – ratkaisuja tai kompromisseja ja annettava kaikkien sanoa mielipiteensä ja kannustaa heitä ilmaisemaan tunteensa. Kun kaikilla on ilmaisuvapaus ja tilaisuus siihen, sen jälkeen asiapohjalta asian käsittely ja päätöksen teko on helpompaa. Jonkun tahon enemmistön ylivalta tai johdon auktoriteettiasema tulisi panna syrjään parhaan ratkaisun löytämisessä yhteishengen takia.

12. TERVEYSTUKI

O:n tukee eri keinoin mutta tehokkaasti työntekijöittensä fyysistä terveyttä ja henkistä jaksamista.  Siinä sovelletaan laajaa ja arvostusta saavaa ennaltaehkäisyohjelmaa.

13. JUHLAT

Kunnassa on vuosittain 3-4 yleistä rentoa, iloista ja yhteisöllistävää juhlaa, jossa ohjelman on nimenomaan ihmisiä lähentävä ja tutustuttava ja vain osin informoiva.  Pönöttäminen jätetään kokonaan pois. O:n kannattaa järjestää ”yllätyksenä” 1-2 kertaa vuodessa henkilökunnalleen työaikana joku kiva pieni retki tai tapahtuma, jossa leikitään, pelataan, herkutellaan ja puhutaan mukavia. Näissä parhaasta päästä ovat positiivisen palautteen sosiaaliset ja leikkimieliset tehtävät.

 

14. HYVINVOINTIKYSELYT

O järjestää vuosittain hyvinvointikyselyjä merkiksi välittämisestä ja jatkuvasta kehittämisestä.

15. JOUSTAVUUS

O on joustava työaikojen suhteen esimiehen luvalla, kun henkilökohtaisia asioita tulee hoitaa, mutta muuten pelisäännöt tulee olla tasapuolisia.

16. HENKILÖKUNNAN KUULEMISET JA YRITYKSEN TIEDOTTAMINEN
    Kerran tai kaksi vuodessa järjestetään yleinen keskustelu, jossa kuka vaan voi kysellä ja keskustella kehittämisestä, näköpiirissä olevista muutoksista ym. kokemastaan tärkeästä. Samassa tilaisuudessa johto myös esittää, miten hyvin asetetut erilaiset tavoitteet ovat toteutuneet.
17. TYÖOHJE

Kunta esimerkkinä (julkaistuna sen kotisivuilla), mutta myös muita organisaatioita kannustetaan laatimaan ja ylläpitämään selkeyttä lisäävänä ja tuottavuutta lisäävänä kunkin työn tai toimen työprofiilia, esimiehiä, vastuita ja toimeenpanovaltaa määrittelevä työohje. Tämä lisää selkeyttä tavoitteista ja odotuksista.

18. ME

On sovittu, että kuntalaiset puhuvat oman kunnan asukkaista muodossa ME, korostaen yhteishenkeä ja yhdessä tekemistä.

 

19. RYHMIEN YLLÄPITO

Kuntaorganisaatiossa ja muuallakin kannustetaan käytäntöön, että eri ryhmät (kylä-, harrastus-, ym.) muodostavat SOME- ryhmiä (esim. WHATSAPP) ja ylläpitävät näin ryhmäkohtaista tiedonvälitystä.

20. PALKITAAN AKTIIVISIA TOIMIJOITA

Kunnassa kiitetään, huomataan ja nimetään vuosittain ”YHTEISÖN RAKENTAJINA” yksilöitä tai organisaatioita, jotka ovat edistäneet työllään, käytännöillään ja esimerkillään yhteisöllistämistä tai ME-henkeä, tai olleet hyvänä esimerkkinä.

 

21. KUNNAN PALVELUASENNE KOHDALLAAN

Kuntaorganisaatiossa kuntalaisia palvellaan erityisen hyvällä, tehokkaalla ja lämminhenkisellä asenteella.

22. KOULUTUS

O:oon voidaan ottaa tarvittaessa projektiluotoisesti toimiva konsultti, joka pitäisi eri ryhmille vuorovaikutuskoulutusta ja trimmata johdon kanssa VV ohjeisto kuntoon, miten asiat saataisiin jalkautettua nykyistä peremmin käytäntöön.

Vuorovaikutuskulttuurin kehittäminen O:ssa ei tule vain asiaa arvostamalla, suunnittelemalla tai meinaamalla vaan siihen pitää olla hyvä suunnitelma, ulkopuolisen asiantuntijan koulutusapua, ylös kirjatut arvot ja käytännöt ja paljon soveltamisen ja harjoittelua. Kaikki on ehdottomasti tehtävissä.

Veli-Jussi Jalkanen
Vuorovaikutuskouluttaja