Kuntaympäristön päätöksenteon vaatimukset kasvavat yhä kovenevissa taloudellisissa ja yhteiskunnallisissa paineissa. Monimutkaisten prosessien, suurten tietomäärien ja jatkuvien valintojen tekeminen eri vaihtoehtojen välillä hämmentää sekä viranhaltijoita että luottamushenkilöitä. Kaikki tämä tekee tiedon hankinnan, valmistelun ja päätöksenteon yhä vaativammaksi. Sujuva asioiden hoitaminen edellyttää yhä laaja-alaisempaa asioiden kokonaisymmärtämystä, parempaa koulutusta ja yhteistoimintakykyä.

Valitettavasti demokraattisen hallinnon kulttuuri on maailmalla ja Suomessakin kovin nuorta ja kehittymätöntä. Vanhan maailman epädemokraattiseen vallankäyttöön perustuva ajatustapa (näkyvä- tai epävirallinen) on vielä kovin yleistä.  Suurin osa ihmisistä ei ole edes tietoisia hallinnon vuorovaikutuskulttuurin toimimattomuutta aiheuttavan kehittymättömyyden rakenteesta. Vielä nykyään suuri osa henkilökunnan ja luottamuselinten ajasta ja energiasta kuluu toimimattomien työskentelytapojen aiheuttamaan ”kitkaan”.  Yleisessä hallintokulttuurissa olevat ongelmat ovat tietysti sidoksissa yhteiskunnan yleisen laiminlyödyn vuorovaikutus- ja päätöksentekokulttuurin kanssa.

Päätöksenteon tehokkuutta tulisi parantaa tärkeänä osana yhteiskunnan kehittymistä. Menettelytapojen kehittäminen vaatii vuorovaikutuskulttuurin ongelmien tiedostamista ja ennakkoluulottomasti uusien asenteiden omaksumista. On selvää, että totutuista ja ”syöpyneistä” asenteista ja menettelytavoista luopuminen ei ole helppoa. Ikäjakautuma, koulutus- ja työtausta sekä luonne vaikuttavat valmiuteen opetella demokraattisia, sujuvia, toimivia, kannustavia, läpinäkyviä ja joustavia työtapoja. Päättävillä henkilöillä ja hallituksella on tietysti keskeisin mahdollisuus kiinnittää huomiota työtapoihin, sopia yhteisistä pelisäännöistä ja järjestää koulutusta.

 

Seuraavassa muutamia yleisohjeita, joilla saadaan paljon perinteistä toimivamman hallinto-, päätöksenteko ja vuorovaikutuskulttuurin rakentamisessa:

• Hanki tietosi, itsenäisesti ensikäden tietolähteistä ja tärkeissä asioissa mielellään vielä useammasta lähteestä. Jätä huhut ja yleiset mielipiteet omaan arvoonsa.
• Muodosta mielipiteesi vasta kuultuasi montaa erilaista mielipidettä. Ole myös nöyrä muuttamaan mielipidettäsi, jos saat uutta tietoa. Härkäpäisyys ei ole hyve eikä viisautta.
• Älä ole herkkänahkainen ja pahastu erimielisyydestä. Se ei uhkaa sinua, vaikka voikin tuntua pahalta. Kuuluu asiaan, että valitsemassasi asemassa mielipiteesi, jopa henkilösi altistuu muiden tarkastelulle ja kritiikille.
• Opi tunnistamaan ”pelaajat”, jotka yrittävät vaikuttaa negatiivisesti ja epäsuorasti kuiskimalla, vihjailemalla, panettelemalla, elekielellä, huhuilla ja epämääräisillä viittauksilla ”yleiseen mielipiteeseen /tapaan /faktaan/tutkimuksiin” ym. Heidän kanssaan paras tapa on käsitellä asioita julkisesti, heidän omia mielipiteitään ja niiden perusteluja kysyen. Poikkeuksetta pelaajat kammoavat sitä, että heidän ”pelinsä” tulevat julkiseksi.
• Muodosta oma mielipiteesi itse ja tiedosta vaara olla mielipidejohtajiksi pyrkivien ”perässähiihtäjä”.
• Olet tekemässä tärkeää yhteiskunnallista työtä, joka voi myös olla tyydyttävää jopa hauskaa, jos otat asiat positiivisina haasteina ja ihmiset ystävinäsi, jotka ovat samalla asialla. Anna vain asioiden tarvittaessa olla eri mieltä henkilösuhteiden kärsimättä.
• Uskalla olla avoin ja kertoa mielipiteesi muille. Näin joudut altistamaan mielipiteesi muiden tarkastelulle, mutta voit saada uusia tärkeitä näkökulmia omaan mielipiteeseesi. On reilua, että mielipiteesi ja perustelusi on muiden tiedossa.
• Uskalla rakentavasti kyseenalaistaa mielipidejohtajien ja ryhmäsi kantoja. Näin avaat tietä keskustelulle ja asioiden perusteluille.
• Demokratiassa enemmistön kanta tulee voimaan. Jos jäät vähemmistöön, tyydy siihen ilman mielipahaa, äläkä ota asioita henkilökohtaisesti. Olet tehnyt parhaasi, se riittää.
• Jos olet johtaja, laita valmistelussa olevat tai päätöksentekoon tulevat asiat kaikkien luettavaksi (kotisivu olisi paras) mahdollisimman aikaisin. Näin voit ehkä saada arvokkaita mielipiteitä jo hyvissä ajoin.
• Johtajana muista, että sinä ja ryhmäsi (mikä vain elin) olette aina enemmän kuin sinä yksin. Sinun asiasi on löytää toimiva kanava ryhmäsi rakentaville ajatuksille sekä ”ylipaineventiili” ylilyönneille.
• On sinulle ja kaikille eduksi, jos teet parhaasi yleisten hyvien tapojen, kohteliaisuuden, huomaavaisuuden, positiivisten asioiden huomaamisen, kiittämisen ja kannustamisen lisäämisestä organisaatiossa ja pidät ne arvossa. Niiden avulla ihmisten ja tilanteiden kohtaaminen on mukavaa, jopa nautinnollista.
• Älä ajattele tunteita pysyvinä asioina. Ne tulevat, menevät ja muuttuvat. Tunteisiin ei juuri kannata perustaa päätöksiä tai asenteita. Me kaikki reagoimme helposti tunteilla ja joudumme tunnekuohun valtaan, vaikka emme sitä halua edes tunnustaa. Ole ymmärtäväinen ihmisten ja omissa tunnekuohuissaan olevien kanssa, äläkä ota niitä kovin vakavasti.
• Kokouspuheenvuoroissasi ole tiivis, älä toistele asioita, älä syyttele tai kärjistä, äläkä puhu puhumisen ilosta. Vaikka olisit mitenkä kokenut, vanha ja ansioitunut, älä koeta jyrätä, hallita keskustelua pitkillä puheilla tai kertomuksilla. Älä missään tapauksessa koeta pönkittää itseäsi kertomalla aikaisemmista saavutuksistasi. Se oli silloin, nyt on nyt. Sinä ja aika ovat muuttuneet eivätkä mennyt enää palaa. Ole lisäksi varovainen sanomaan asioita totena, ellet ole todenperäisyydestä aivan varma.
• Koeta olla niin herkkä aistimaan ilmapiiriä ja siinä sanattomasti ”leijuvia” asioita, että voit olla jopa niiden sanoittaja ja ääneen ilmaiseva ”tulkki”. Näin selvennät todellisuutta ja saat arvostusta.
• Voit myös ehkä olla yksittäisen ihmisen ajatusten ja tunteiden varovainen ja ehdotteleva ”kätilö”, jos hänellä ei tiedostamisen aste tai kielellinen ilmaisu yllä sille tasolle. Tällainen empatia myös selventää, tuo arvostusta ja vähentää vastarintaa.
• Keskusteluissa kuuntele tarkasti toista ja jatka samasta asiasta. Jos haluat, voit aina oppia jotakin toiselta. Älä keskeytä, ilmaise samanmielisyytesi missä voit, älä saarnaa, mielistele tai panettele. Pyri asiassa rakentavasti eteenpäin. Pyydä aina tarkennusta asiaan, jos et ole aivan varma, että ymmärsit kertojan tarkoittamalla tavalla. Väärinymmärrykset ovat suuri pahan mielen syy. Vaikutusvaltaisimmat ja suosituimmat ihmiset ovat aina hyviä kuuntelijoita.
• Jos kuulut jonkin tärkeän asian, uutisen tai huhun tarkista asioiden oikea laita aina sen alkulähteestä. Tiedäthän miten asiat paisuvat, kun ne leviävät. Toimi osaltasi tärkeänä huhujen tappajana olivatpa ne kuinka ”jännittäviä” tai ”viihteellisiä” tahansa.
• Johtajana kutsu yhteisösi kokoon juttelemaan vapaasti ja rajoituksetta ainakin 2 kertaa vuodessa. Tee näin myös silloin kun organisaatioon on tullut uusia työntekijöitä, jotka pitää nopeasti tutustuttaa sisään yhteisöön.
• Ole kriittinen itsesi suhteen, jos huomaat useimmiten olevasi ristiriidassa ihmisten ja asioiden kanssa, ja jos positiivinen asioiden eteenpäin vieminen ei useimmiten onnistu, et ehkä ole kovin sopiva julkiseen päätöksentekoon tai hallintoon tai asenteesi on väärä. Voinet löytää itsellesi sopivamman tehtävän toisaalta.

Jos koet nykymaailman olevan menossa hallitsemattomaksi ja täysin päin honkia kaikkine teknologisine ym. uudistuksineen, olet ehkä jäämässä ajasta jälkeen ja silloinkin on aika jättää asioiden hoito toisille.

Aivojen kunto huononee vanhemmiten mutta totuuden siitä saamme vain hyviltä meitä arvioivilta rehellisiltä ystäviltämme.

Kannattaa olla antamassa vain, jos annettavaa riittää. Älä roiku mukana vain tottumuksen, yksinäisyyden pelon, pätemisen tarpeen, heikon itsetunnon tai vallan vuoksi.

 

Vessi :=)

Organisaatiohallintokehitysvuorovaikutusasiantuntijakoulutuskonsultti