Suomalaiset ovat eri syistä yleensä perusjäykkää kansaa. Lämmettyään tai opittuaan kehittyneempiä sosiaalisia valmiuksia, jäykkyys voi olla tipotiessään. Viisas ja osaava tapahtumien järjestäjä voi suunnitella sosiaalisen prosessin niin, että ihmiset saadaan rentoutumaan ja lämpiämään nopeasti ja hyvin, mikä tehokkaasti lisää tapahtuman yhteisöllisyyttä, nautittavuutta ja laatua. Koska tällaisen prosessin suunnittelu ja hoitaminen ei ole Suomessa kovin yleistä, seuraavassa on joukko vinkkejä, joista voi olla paljonkin apua.

Uuteen tilanteeseen kuten juhlaan tai tapahtumaan tullessaan ihmiset ovat tavallistakin varovaisempia ja pidättyväisempiä, koska tilanne ja siellä olevat muut ihmiset ovat osittain tuntemattomia, tai harvoin nähtyjä, itseen kohdistuu tulijana huomiota, ohjelmasta ja mitä se itseltä vaatii ei ole täyttä varmuutta, on sosiaalinen paine koettaa itse olla mahdollisimman edukseen jne.

Tapahtuma tai tilaisuus palvelisi parhaiten yhteisöllisyyden rakentumista niin, että se ei olisi tekemiskeskeistä puhumattakaan seuraamiskeskeistä, vaan sosiaalista, jossa tekeminen tai ohjelma on kuin koriste, jonka keskus on kuitenkin ihmisten kohtaaminen ja vuorovaikutus.

Useimmiten piilotajuinen tarve olla mukana hyväksyttynä on suuri, tai jopa suurempi kuin motivaatio mennä paikalle tilaisuuteen kuin esitettävän ohjelman vetovoima. Tämä tiedostetaan yleensä huonosti ja unohdetaan usein tapahtumasuunnitelmissa.

Varovaisuus ja pidättyneisyys em. syistä johtaa ilmapiirin jäykistymiseen, koska monet kokevat samalla tavalla. Toisaalta ihmisissä on myös sosiaalisen tilanteen muodostamaa innostusta ja energisoitumista, mikä hakee kanavaa, jonka kautta se voisi purkautua positiivisena ja aktiivisena käytöksenä.

Viisas järjestäjä:

1. Ei tee tilaisuudesta niin juhlallista että ihmiset tulevat vieläkin aremmiksi. Ainakin tilaisuuden alku tulee olla melko turvallinen ja siinä olevat elementit helppoja ja melkein ennustettavia ja tuttuja tulijoille.
2. Omilla toimillaan jopa lisää ja hyödyntää tulijoiden energisyyttä ja innostusta ilmapiirin luomisessa
3. On suunnitellut ja toteuttaa tilaisuudessa useita toisiaan tukevia toimenpiteitä, jotka saavat ihmiset kokemaan henkilökohtaisesti olevansa tervetulleita ja hyväksyttyjä, vuorovaikutus muiden kanssa on helppoa, mukaan lähteminen ohjelmaan on turvallista ja innostavaa.

Viisas järjestäjä voi valita seuraavasta keinovalikoimasta toimenpiteitä yhteisöllisyyden parantamiseksi:

Kutsuminen

1. Paikka, johon kutsutaan, on sopivan kokoinen joukolle. Jos se on hieman liian pieni, se on pienempi virhe kuin että se on liian suuri. Suuri tila haalistaa tunnelmaa, kun ihmiset jäävät toisistaan fyysisesti etäämmälle tai paikka kaikuu tyhjyyttään.
2. Hankkii paikalle runsaasti tai ”riittävästi” ihmisiä, joilla sosiaalinen energia kumuloituu. Näin paikka ”kaiu tyhjyyttään”, mikä on ilmapiirille haitallista.
3. Suunnittelee kutsun mielenkiintoiseksi ja lähettää sen niin usein ja monia kanavia pitkin, että riittävän runsas osallistujajoukko saadaan. Kutsussa on jokin vihjaus sosiaalisesti palkitsevasta ohjelmasta, mikä lisää tulijoita.
4. Huolehtii erikoistoimilla (henkilökohtainen kutsu jne.) että ilmapiirin rakentumiselle (iloiseksi ja välittömäksi) tärkeitä ihmisiä tulisi paikalle.
5. Kutsu laitetaan jonkin henkilön tai ryhmän nimissä. Erittäin hyvä on, jos kutsussa on kuva kutsujasta/-jista.

Vastaanotto

1. Joku on vastassa ja kättelee ystävällisesti kaikki tulijat henkilökohtaisesti toivottaen ja nimet lausuen
2. Tulopisteessä voi olla kiva hiljaista musiikkia ja koristelu ja jopa tuoksua. Se voi olla kuin kaunis ”portti”.
3. Tulijat kuvataan juhla / tapahtuma – ”julkaisuun”
4. Tulijoille annetaan jokin lahja/koriste/pieni valmistautumistehtävä/juoma/info/parinumero toisen löytämiseksi
5. Tulijat opastetaan naulakoille jo ennen tai jälkeen vastaanoton, jossa myös koristelu ja lämminhenkinen palvelu
6. Vastaanotosta ihmiset ohjataan eteenpäin jollakin ohjeella

Sijoittelu tai istuminen

1. Alussa on hyvä, jos ihmisiä ei heti istuteta mihinkään, koska silloin he helposti jämähtävät paikoilleen turvallisuushakuisena. Parasta on järjestää ohjelman alku väljäksi, jossa ihmiset saadaan, vaikka jollakin ohjeella tai leikillä kohtaamaan ja tutustumaan toisiinsa. Tässä auttaa esim. vastaanotossa annettu rintanumero, symboli yms. ja tehtävänä on sitten löytää sen symbolin kantaja / t ja kohdata hän / heidät jonkin ohjeen mukaan.
2. Jos ihmiset sijoitetaan ruokapöytiin, on hyvä, että istumajärjestys on ainakin jotenkin mietitty, ja jonka mukaan nimikoiduille paikoille isäntä / emäntä / tarjoilija ohjaa ja sellaiseen pöytään, jossa jo istuu muita.
3. Kutsuvierasjuhlissa pöydissä on nimikortit ja pöytäjärjestys on viisaasti suunniteltu mahdollisimman hyvän sosiaalisen energian ja tutustuttamisen aikaansaamiseksi.
4. Istumajärjestyksessä pyritään siihen, että kukaan ei joudu toisten selän taa
5. Esittävässä tapahtumassa tai tapahtumassa, jossa ihmisten toivotaan keskustelevan tai kommentoivan, istuimet on järjestetty ympyrään tai puoliympyrään mahdollisimman tiiviisti niin että fyysinen välimatka on lyhyt ja mahdollisimman moni näkee toisten kasvoja.

Koristelu

1. Tila koristellaan eri keinoin juhlamieltä kohottavaksi.
2. Hyvä on tehostaa tuoksuilla (kukat ja luonnontuoksut) ja hiljaisella kauniilla taustamusiikilla
3. Jokin keskeinen erikoinen koriste, josta riittää silmänruokaa ja puhumista, olisi hyvä

Spiikkaus / moderointi

1. Tilaisuuteen valitaan hyvä spiikkeri, joka on eloisa, lämminhenkinen, rohkea ja asiaa tunteva. Spiikkerillä pitäisi olla rohkeutta olla tilanteessa luova ja huomioon ottava sekä pystyä huomioimaan yleisöä ja kohtamaan ihmisiä osana spiikkausta.
2. Spiikkauksen tehtävä on oleellisesti, ohjelman kuulutuksen lisäksi, myös esitellä ohjelmaa ja sen tekijöitä, rohkaista yleisöä vuorovaikutukseen / palautteeseen, ohjata mahdolliset yleisölle tarkoitetut sosiaaliset ja lähentävät tehtävät jne.
3. Spiikkerin olisi hyvä pystyä myös hieman taustoittamaan tapahtumaa, ilmaisemaan tavoite tapahtumalle ja huumorilla ja lämminhenkisyydellä tuottamaan vapautuneisuutta.
4. Spiikkerin tulee ja voi ottaa kontaktia yleisöön, jopa yksilöihin siellä, olla hauska, oivaltava ja rohkea mutta ei teennäinen tai tekopirteä.
5. Spiikkauksessa käytetään mikrofonia vain, kun on pakko kuuluvuuden takia. Sähköääni häviää aina aidolle äänelle.

Ruokailu

1. Ruokailtaessa istumajärjestys on tärkeä. Lähellä olisi oltava ainakin joitakin tuttuja ja keskustelukykyisiä ihmisiä. Näiden keskusteluosaaminen voi rohkaista myös hiljaisempia mukaan keskusteluun.
2. Parhaiten keskustelun tuottajina toimivat pystypöydät joissa seisotaan ruokailun ajan. Kun fyysinen etäisyys on pieni, keskustelua syntyy aina enemmän ja pöydän vaihtaminen lisäruuan haun yhteydessä on myös helppoa.
3. Suomalaisille ateriaan tai alkumaljaan sisältyvä pieni alkoholiannos on yleensä vapauttava asia. Tärkeää on, että alkoholille persot eivät pääse juomaan liikaa, mikä voi romahduttaa ilmapiirin.
4. Jos ilmapiiri on ruokailtaessa vielä jäykkä, pitkäkestoinen ja hidas sekä monen ruokalajin ruokailu voi olla piinallinen ja passivoiva tai väsyttävä tapahtuma.
5. Vastaavasti hyvässä hengessä tehty ruokailu vapautuneessa iloisessa hengessä voi olla voimakkaasti yhdistävä tekijä.

 

Sosiaaliset leikit

1. Kirjoissa ym. on suuri joukko sosiaalisia leikkejä ja tehtäviä (pieniä ja vaativampia), joilla voi nousujohteisesti lähentää, innostaa ja lämmittää joukkoa / yleisöä. Niillä voi jopa ryhmäyttää joukon, eli saada aikaan suurta yhteenkuuluvuuden ja samalla puolella olemisen tunnetta.
2. Sosiaalisten leikkien ottaminen mukaan ja ohjaaminen vaatii hyvää sosiaalista silmää, että niitä tulee oikeissa paikoissa sekä sopivina annoksina ja vaativuuksina ryhmän tilanne huomioon ottaen.
3. Huonosti valittu ja ohjattu sosiaalinen leikki voi toimia jopa tavoitettaan vastaan.
4. Jo parilla pienelläkin ja hyvin harkitulla koko joukon sosiaalisella tehtävällä voidaan saada suuri muutos yleisön ilmapiirissä ja ns. ”sulattaa jäät.”
5. Tehtävien vetäjän ei tarvitse aivan välttämättä olla spiikkeri vaikka se olisikin toivottavaa, koska spiikkeri on jo luonut suhteen yleisöön. Sosiaalisten leikkien vetäjän tulee olla hyvin osaava, innostava, rohkea ja tarkkasilmäinen niin, että leikin valinta, ohjaus ja säännöt ovat ryhmälle oikein mitoitettu juuri siinä tilanteessa.
6. Leikkien teho on paljon kiinni siitä miten hyvin ne laittavat ihmiset kohtaamaan ja lähestymään toisia, myös fyysisesti. Pienryhmän energia, katsekontaktit, kosketus, hymyileminen toisilleen, yhdessä nauraminen, yhteistoiminta, yhteinen innovointi ongelman ratkaisussa, yhdessä onnistuminen, positiivinen palaute toisilleen ryhmässä ovet tavoiteltavia asioita, jotka lähentävät ja sosiaalistavat.

Liitteessä on lueteltu ja lyhyesti sisältöselostettu jotakin sosiaalisia leikkejä.

Lopetus ja jäähyväiset

1. Tilanteen lopetus antaa suuret mahdollisuudet yhteisöllisyyden kasvattamiselle, koska ihmiset ovat silloin usein tunneherkimpiä ja lämmenneitä, jopa innostuneita.
2. Yhteisien tunteiden ja kokemusten sanoittaminen tilaisuudessa ja helpoimmin lopetuksessa, esim. spiikkerin toimesta, auttaa huonomminkin tiedostavia pääsemään samaan tunne- ja tahtotilaan.
3. Mietelause, runo tai yhteislaulu voi tässä tilanteessa on vielä paikallaan tilanteen tiivistäjänä.
4. Spiikkerin tulee tehdä selvä tilanteen päättäminen ja lopputoivotukset sekä kehotus hyvästelemään toinen toisensa, tai kutsu, jos tilaisuuden jälkeen on olemassa jonkin vapaamuotoinen tarjoilu tai jatkot.